「はじめての名刺交換。ビジネスマナーとしての交換手順が知りたい！」
名刺は、自分をアピールできる大切な営業ツールです。
ですが、名刺交換の手順やマナーを理解していなければ、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。
この記事では、名刺交換の手順やマナー違反について紹介します。
この記事でわかること
・【ビジネスマナー】名刺交換はどちらが先か？基本は目下の人から
・ビジネスマナーにおける名刺交換の4ステップ
・ビジネスシーンの名刺交換でやってはいけない5つのマナー違反
・名刺交換のビジネスマナーに関するよくある質問
新社会人の方や、はじめて名刺を交換する方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
【ビジネスマナー】名刺交換はどちらが先か？基本は目下の人から
名刺交換の順番って悩みますよね？
でも安心してください。名刺交換には正しい順番があります。
基本的には立場が下の人（訪問した側）から先に渡すのがマナーです。
多くの場合、仕事を受ける側が相手の会社へ訪問するため「訪問者から渡す」と覚えておけば問題ありません。
ですが、上記は1対1の場合です。
複数人の場合は少し例外があります。
複数人で名刺交換をする時も訪問者から渡すのが基本です。
しかし、複数人の場合は役職が上の人から順番に名刺交換を行います。
上司と部下の2人で訪問した場合、一番初めに名刺を渡すのは訪問した側の上司であると覚えておきましょう。
名刺交換のマナーはくだらない？実は態度が見られている
名刺交換には多くのマナーがありますが、本質的には態度が見られていると理解しましょう。
主な態度としては、以下のとおりです。
・目を合わせるかどうか
・笑顔や礼儀正しい態度
・速やかな対応
・名刺の受け取り方
名刺交換の際、笑顔や礼儀正しい姿勢で、相手の顔や目を見るかどうかはとても重要です。
目を合わせずに名刺を受け取ると、無関心や無礼な印象を与える可能性があります。
また、迅速かつ正確に名刺を取り出し、相手に渡せれば、好印象ですし、受け取るときも丁寧であれば、より良いでしょう。
これらの要素に注意し、名刺交換時には丁寧で真摯な態度を持つことが重要です。
態度は相手に対する尊重や信頼の表れとなり、ビジネス関係の形成や発展に影響を与えます。
ビジネスマナーにおける名刺交換の4ステップ
ここでは、ビジネスマナーにおける名刺交換の手順を4つのステップで紹介していきます。
名刺は、自分をアピールできる大切な営業ツールです。
しかし、名刺交換の手順を理解していなければ、相手に悪いイメージを与えてしまい、円滑なコミュニケーションの妨げになる可能性があります。
ですので、
ステップ1：名刺を準備する
ステップ2：名刺を交換する
ステップ3：名刺を並べる
ステップ4：名刺をしまう
これらのポイントをおさえ、はじめての名刺交換もスマートにこなしていきましょう！
以下の記事で、名刺交換の手順について詳しく解説していますので、参考にしてみてください。
» 名刺交換の順番は？基本的なやり方とやりがちなマナー違反行為を解説
【応用編】同時に名刺交換する方法
同時交換になった場合も「立場が下の人から渡す」という順番は変わりません。
右手に名刺、左手に名刺入れを持ち、訪問者から名刺を差し出すようにしましょう。
通常は両手で交換しますが、同時交換は右手で名刺を渡して、左手に持った名刺入れの上で相手の名刺を受け取ります。
受け取った後は、右手も添えて両手で名刺を確認しましょう。
【タイミング別】名刺交換のセリフ
名刺交換時には決まったセリフがあります。
名刺を渡すときは、自分の社名と氏名を名乗りながら差し出します。
高さは胸の位置で、相手側に文字が読めるように両手で差し出すのがマナーです。軽くお辞儀をすることも忘れないようにしましょう。
名刺を受け取るときは、必ず「頂戴します」と一言添えます。
名刺の高さは、胸の位置をキープし、先方の役職や、名前の読み方などの確認も大切です。
名刺交換で先に受け取った後に渡すときは”一言添える”
名刺交換で、相手から先に名刺を渡された場合は、受け取って名前を確認した後に「申し遅れました」と一言添えて自分の名刺を渡します。
名刺交換時に慌てないためにも、事前に名刺を出しやすいように準備しておきましょう。
また、自分が訪問される側の場合は、相手から名刺を渡されるのを待っていてください。
名刺をしまうタイミングは”打ち合わせ終了後”が基本
テーブルの上に置いた名刺は打ち合わせが終了した後にしまうのがマナーです。
まず、名刺を受け取ったら表記してある情報を確認し、打ち合わせ中はテーブル上に並べておきましょう。
そして、打ち合わせ終了後、帰り支度をする際に名刺もしまいます。
名刺を交換した後にすぐにしまったり、打ち合わせ途中に名刺をしまったりする行為はマナー違反になり、「打ち合わせを早く終わらせたい」「話に興味がない」と誤解を生む可能性があります。
「自分はそんなつもりじゃない」としても相手は不快に感じることもあるため、打ち合わせ終了後か、相手のタイミングに合わせてしまうようにしてください。
ビジネスシーンの名刺交換でやってはいけない5つのマナー違反
ここではビジネスシーンの名刺交換でやってはいけない5つのマナー違反について紹介します。
名刺交換の順番以外にもさまざまなことに注意が必要で、これらを理解していなければ相手に不快感を与えてしまいます。
作法を学び、好印象を持たれるようにしていきましょう！
テーブル越しで名刺交換する
テーブルをはさんで名刺交換を行うのはマナー違反です。
自分が訪問者で座って待っていたとしても、相手がきたら広いスペースで立って名刺交換を行います。
スペースがなく移動がしづらい場合のみその場で行ってもかまいませんが、本来はマナー違反になると覚えておきましょう。
また、やむを得ずその場で名刺交換をする場合は、「テーブルの上から失礼します」など相手に一声かけると丁寧です。
派手な名刺入れを使う
ビジネスの場では、相手に不快感を与えないように、シンプルなデザインの名刺入れを使用しましょう。
名刺同様、名刺入れも受け取り側の印象に大きく影響します。
そのため信頼性や安心感を表現できる控えめで、洗練されたデザインや色合いの名刺入れを使うと良いです。
せっかく名刺交換の手順が守れていても、名刺入れで評価が下がってしまうのはもったいないですよね。
財布やポケットから名刺を出す
名刺交換の際、相手に渡す名刺は必ず名刺入れから取り出すようにしましょう。
ポケットや鞄の中からそのままの名刺を取り出すことはマナー違反です。
名刺交換に備え、会社から自分の名刺が支給されたら、すぐに名刺入れを購入しましょう。
名刺入れから名刺を出すことにより素早く名刺を取り出せますし、相手に対して迅速かつスマートに名刺を取り出す姿勢は、ビジネスの信頼性や準備の良さを印象付けれます。
また名刺入れは、名刺を保護するための役割も果たしますので、必ず名刺入れから出しましょう。
折れやシワのある汚れた名刺を使う
折れやシワのある汚れた名刺を渡すのはマナー違反です。
このような名刺は失礼にあたります。
名刺は「自分の顔」という認識を忘れず外出前に名刺入れをチェックし、枚数の補充や汚れたり折れたりした名刺を処分する習慣は必須です。
また、名刺を乱雑に扱う姿勢が不信感を与え悪いイメージを持たれてしまうため、綺麗な名刺を常に準備し渡すようにしましょう。
片手で名刺をもらう
片手で名刺を受け取るのはマナー違反になります。
相手から名刺を受け取る際には、両手を使って名刺を受け取りましょう。
片手で名刺を受け取ると、相手への敬意や重要さを欠いた態度と受け取られる可能性があります。
両手を使って名刺を受け取れば、相手に対する敬意と尊重を示せます。
名刺は相手の分身のつもりで丁寧に扱い、信頼を安心感を与えましょう。
相手に対して丁寧な態度を示せれば、ビジネス上の信頼関係を構築するのに役立ちます。
名刺交換のビジネスマナーに関するよくある質問
これから名刺交換のビジネスマナーに関するよくある質問について、回答していきます。
新入社員や、はじめて名刺を交換する方の多くが疑問に思う内容ですので、きちんと理解しましょう。
これらの内容を理解し実践できれば、あなたにとっての良い結果につながること間違いなしです。
相手が名刺を渡してきたら必ず名刺交換するべきですか？
名刺交換はさまざまな場面で行われます。
お互いにアポイントを取り正式に名刺交換を行うこともあれば、ノンアポの営業マンが一方的に渡してくることもあります。
そのような方々に対していちいち交換していては大変です。
相手から「名刺をいただけますか」といわれたら差し出すと流れで良いでしょう。
訪問された側は目上なのでしょうか？
純粋な商品の営業であれば、訪問された側が目上です。
しかし、ビジネス上の会合などでは職位が下の人から渡しましょう。
基本は訪問された側が目上と思って良いですが、ビジネスシーンによって使い分けが必要なため臨機応変に対応してください。
女性が意識する名刺の渡し方はありますか？
女性だからといって名刺の渡し方が異なることはありません。
これまで述べてきた名刺交換の手順やマナー違反のポイント、好印象を与える態度は同じです。
強いて言うならば、笑顔をより意識すると良いでしょう。
女性の笑顔は安心感を与えるのに大きく役立ちます。
ビジネスのシーンでは信頼が全てであるため、笑顔を効果的に活用していきましょう。
まとめ
本記事では、新社会人やはじめて名刺を交換する人が困らないために、名刺交換の手順やマナー違反について紹介しました。
どんなに名刺のデザインがすばらしくても、名刺交換の手順を理解していなければ相手に不信感を与え、円滑なコミュニケーションが図れません。
そうならないためにもビジネスマナーとしての名刺交換の作法やテクニックを学び、実践していきましょう。
今回お伝えした内容を参考にはじめての名刺交換でも、相手に信頼感と好印象を与えれるようにしてください。
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