「名刺交換の順番に決まりはあるの？」
そのようなご質問にお答えします。
本記事の内容
・名刺交換の正しい順番とは？
・基本的な名刺交換のやり方
・名刺交換でマナー違反になる行為とは？
名刺交換は渡す順番やマナーなど注意すべきことが多く、意識していないと相手に不快感を与える可能性があります。
名刺交換に慣れていない方は、正しくできているのか不安になることもあるでしょう。
そこで本記事では、名刺交換の順番や基本的なやり方をご紹介します。
また、よくやりがちなマナー違反行為についてもご紹介しますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
名刺交換の正しい順番とは？シーン別に解説
名刺交換には正しい順番があります。
間違えたからといってトラブルになることはありませんが、「ビジネスマナーを知らない人」と思われかねないので、正しい順番を理解しておきましょう。
ここでは、以下のシーン別に名刺交換の順番をご紹介します。
・1対1の場合
・複数人の場合
それぞれ詳しく見てみましょう。
1対1の場合
名刺交換には、「立場が下の人から先に渡す」というマナーがあります。
1対1の場合は「仕事を受ける側」が先に相手へ名刺を渡しましょう。
多くの場合、仕事を受ける側が相手の会社へ訪問するため「訪問者から渡す」と覚えておけば問題ありません。
訪問先の相手はお客様にあたるので、訪問する側が先に名刺を渡して自己紹介・挨拶をするのが基本です。
もし、訪問先の相手から先に名刺を渡された場合は、受け取って名前を確認した後に「申し遅れました」と一言添えて自分の名刺を渡します。
名刺交換時に慌てないためにも、事前に名刺を出しやすいように準備しておきましょう。
また、自分が訪問される側の場合は、相手から名刺を渡されるのを待っていてください。
複数人の場合
複数人で名刺交換をする場合も訪問者から渡すのが基本です。
しかし、複数人の場合は役職が上の人から順番に名刺交換を行います。
たとえば、上司と部下の2人で訪問した場合、一番初めに名刺を渡すのは訪問した側の上司です。
立場が下だからと部下から名刺交換するのはマナー違反になるため注意しましょう。
また、相手も複数人いる場合は以下の順番で名刺交換をするのが一般的です。
①訪問側の上司→訪問先の上司
②訪問側の上司→訪問先の部下
③訪問側の部下→訪問先の上司
④訪問側の部下→訪問先の部下
訪問者と訪問先どちらも2名のパターンをご紹介しましたが、人数が増えても役職が上の人から順に行います。
自分の順番でスムーズに対応するためにも、上司が名刺交換をしている間に必要な枚数の名刺を準備しておきましょう。
名刺交換に慣れていない方は「順番を間違えたらどうしよう」と感じるかもしれませんが、上司から名刺交換を切り出してくれることが多いため、後ろに続いてすぐに名刺を出せるようにしておくと安心です。
基本的な名刺交換のやり方
名刺交換の正しい順番を踏まえ、基本的なやり方についてもおさらいしましょう。
ここでは、名刺交換を手順ごとに詳しくご紹介します。
名刺を準備する
名刺交換を始める前に、まずは名刺を準備します。
相手の人数を確認し、必要な枚数を取り出して名刺入れにはさんでおきましょう。
相手が複数人の場合、1枚ずつ取り出していては時間がかかりぎこちない動きになってしまいます。
スムーズに進めるためにも、あらかじめ準備しておいてください。
名刺を交換する
名刺が準備できたら、先ほどご紹介したように訪問者から順に渡しましょう。
名刺入れの上に相手から見やすいように名刺を置き、会社名・部署名・名前などを言いながら渡します。
注意したいのは、「相手の顔を見ながら行う」という点です。
自分の情報を伝える際、名刺の方に視線を向けて話す方もいますが、相手の顔を見ながら伝えて渡すようにしてください。
また、受け取る際は「頂戴します」と言いながら丁寧に受け取りましょう。
渡す際と同様に、相手の顔を見ながら受け取ってください。
同時交換になった場合も「立場が下の人から渡す」という順番は変わりません。
右手に名刺、左手に名刺入れを持ち、訪問者から名刺を差し出すようにしましょう。
通常は両手で交換しますが、同時交換は右手で名刺を渡して、左手に持った名刺入れの上で相手の名刺を受け取ります。
受け取った後は、右手も添えて両手で名刺を確認しましょう。
名刺の渡し方、受け取り方について詳しく知りたい方は、下記の記事で詳しく解説しています。
»【ビジネスの基本】名刺の渡し方・受け取り方を解説！5つの注意点も
名刺を並べる
名刺交換が終わって打ち合わせが始まったら、名刺はテーブル上に並べておきます。
すぐにしまわず、名刺入れの上に重ねて自分の左上に置いておきましょう。
複数枚ある場合は席順などで並べ、役職が一番高い人の名刺を名刺入れに重ねます。
名刺をしまう
打ち合わせが終わり、書類などを片付けて帰り支度をする際に名刺をしまいます。
しまう際はポケットなどに入れるのではなく、名刺入れへ丁寧にしまいましょう。
また、「お名刺失礼します」など一言かけてからしまうと、さらに丁寧な印象を与えられるでしょう。
名刺交換でマナー違反になる行為とは？
名刺交換の際、順番を間違えるのはマナー違反になりますが、それ以外にもさまざまなことに注意が必要です。
ここでは、意外と多くの人がやりがちな3つのマナー違反行為をご紹介しますので、実際の名刺交換でやらないように注意してください。
テーブルをはさんだ名刺交換
テーブルをはさんで名刺交換を行うのはマナー違反です。
自分が訪問者で座って待っていたとしても、相手がきたら広いスペースで立って名刺交換を行います。
スペースがなく移動がしづらい場合のみその場で行ってもかまいませんが、本来はマナー違反になると覚えておきましょう。
また、やむを得ずその場で名刺交換をする場合は、「テーブルの上から失礼します」など相手に一声かけると丁寧です。
名刺の文字に指を置く
名刺を受け取る際、社名やロゴ、名前部分に指を置くのもマナー違反にあたるため注意しましょう。
名刺は持つ人の分身であり、社名や名前などはその人を表す大切な情報です。
大切な情報に指を置く行為は、相手からすれば「自分のことを軽視している」と感じる可能性があります。
必ず余白部分に指を置いて、相手の情報が隠れないようにしてください。
名刺入れの上へ重ねるように名刺を受け取り、後からそっと親指を添えれば印字に指を置いてしまう心配はないでしょう。
名刺をすぐにしまう
名刺交換のやり方でもご紹介したように、受け取った名刺はテーブル上に並べるのがマナーです。
すぐにしまう行為はマナー違反にあたり、相手に興味がないように見えてしまいます。
表記してある情報を確認したら、打ち合わせ中はテーブル上に並べておきましょう。
また、打ち合わせ途中に名刺をしまうのもマナー違反になり、「打ち合わせを早く終わらせたい」「話に興味がない」と誤解を生む可能性があります。
「自分はそんなつもりじゃない」としても相手は不快に感じることもあるため、打ち合わせ終了後か、相手のタイミングに合わせてしまうようにしてください。
まとめ
本記事では、名刺交換の順番、やり方、マナー違反行為についてご紹介しました。
名刺交換に慣れるまでは順番やマナーなど意識することが多くて困るかもしれませんが、一つ一つ落ち着いて考えれば難しいことではありません。
大切なのは名刺を丁寧に扱って、相手に興味を持つ姿勢です。
名刺交換で新たなビジネスを生む可能性もあるため、正しいマナーを身に着けましょう。