「名刺はどうやって渡せばいいんだろう？今まで習ってことなんて無いし、詳しく知りたい！」
そのようなご質問にお答えします。
本記事の内容
・名刺交換｜渡し方と受け取り方のマナー
・名刺交換の基本的な手順
・名刺交換のシーン別の手順
・名刺交換をするときの注意点
名刺交換は、自分のことを相手に知ってもらうための重要な行為で、渡し方・受け取り方は正確に知っておくべきです。
第一印象を良くするためにも、スムーズな名刺交換が大切になります。
そこで本記事では、名刺の渡し方・受け取り方のマナーや名刺交換のやり方、注意点をご紹介します。
名刺交換について基本的なことを知りたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
名刺交換｜渡し方と受け取り方のマナー
名刺交換をする際、渡し方と受け取り方にはある程度の決まりがあります。
相手に悪い印象を与えないためにも、マナーを知って正しい方法で名刺交換をおこないましょう。
名刺を渡す際のマナー
名刺を渡す際は、必ず相手の近くまでいき立った状態で渡しましょう。
イスに座っていたとしても、テーブル越しに渡すのはマナー違反なので注意してください。
室内が狭く相手の近くまで移動するのが難しい場合は、「机の上から失礼します」などと一言添えてテーブル越しに渡しても問題ありません。
名刺は相手が見やすいよう向きを変えて、両手で丁寧に渡してください。
名刺を受け取る際のマナー
名刺を受け取る際は、相手の顔を見て両手で受け取りましょう。
記載している社名やロゴ、名前などに指がかからないように、名刺の余白を持ってください。
受け取った名刺は、商談などがおわるまでテーブル上に出しておきましょう。
すぐにしまうのはマナー違反になるので、覚えておいてください。
名刺入れの上に重ねて、自分の左側に置くのが一般的です。
名刺交換の基本的な手順
名刺の渡し方と受け取り方のマナーが分かったところで、名刺交換の手順をご紹介します。
スムーズにおこなうためにも、名刺交換の基本的な手順は知っておきましょう。
名刺交換の基本的な5つの手順
名刺の渡し方と受け取り方のマナーが分かったところで、名刺交換の手順をご紹介します。
・名刺を用意する
・名刺を相手に渡す
・名刺を相手から受け取る
・名刺交換後はテーブル上に
・名刺入れに丁寧にしまう
スムーズにおこなうためにも、名刺交換のこれらの基本的な手順は知っておきましょう。
名刺を用意する
名刺交換の際、慌てないために名刺入れは事前に出しやすいところに入れてください。
鞄の中よりも上着のポケットなど、さっと取り出せるところが良いでしょう。
また、相手の方がみえたら、名刺を出して名刺入れと重ねて持っておいてください。
相手の前で慌てて出し入れすると、準備が悪いと思われてしまうため注意しましょう。
名刺を相手に渡す
名刺入れの上に相手が見やすい向きで名刺を置き、正面から両手で丁寧に渡します。
自分の胸の高さに名刺を持ち、会社名・部署名・名前などを言いながら渡しましょう。
基本的に訪問した側が先に名刺を渡すので、出遅れないように注意してください。
もしも相手が先に渡してきた場合は、受け取った後に「申し遅れました」と一言添えて名刺を渡しましょう。
名刺を相手から受け取る
名刺を渡す際と同様に、両手でしっかりと受け取り「頂戴いたします」と一言添えます。
受け取った名刺は胸の高さに持ち、名前などを確認するようにしてください。
相手も「〇〇と申します」と名前を言いながら渡してくれるので、「〇〇様ですね」などと復唱することで丁寧な印象を与えられるでしょう。
最近は、名刺を渡すのと受け取るのを同時におこなう方も増えています。
同時交換の場合は自分の名刺を右手で渡し、相手の名刺は左手で受け取るのが一般的なので覚えておきましょう。
名刺交換後はテーブル上に
名刺交換後すぐに名刺をしまうのではなく、商談などが終わるまではテーブル上に出しておくようにします。
名刺入れの上に重ねて、自分の左側に置きましょう。
名刺入れに丁寧にしまう
商談などが終了し、帰り支度をする際に受け取った名刺はしまいます。
自分が渡した名刺を相手がしまうのを確認してから、片づけるようにしてください。
名刺を受け取った後も、最後まで丁寧に扱うようにしましょう。
名刺交換｜シーン別のやり方
名刺交換をする際1対1とは限らないため、人数が変わっても落ち着いて対応しなければいけません。
ここでは、シーン別のやり方を見てみましょう。
こちらは1人で相手は複数人の場合
相手が複数人の場合、役職が上の方から順に名刺交換をおこないます。
基本的に、相手側も上の方から順番に歩み出てくれるため、誰の立場が一番上なのか分からなくても心配ありません。
名刺は1枚ずつ出すのではなく、スムーズに名刺交換ができるように事前に人数分を出して重ねて持っておきましょう。
受け取った名刺は、名刺入れの下にはさんで落とさないように持ちます。
相手の人数が多くても一人一人自己紹介は省かず、顔を見ながら丁寧におこなってください。
名刺交換後は、基本的な手順と同様に、テーブル上に並べておきます。
相手の座る順番に合わせて一列に並べ、役職が一番上の方を名刺入れの上に重ねてください。
こちらも相手も複数人の場合
先ほどご紹介した内容と基本的に同じですが、こちらも複数人の場合は上司など目上の方から順番に名刺交換をおこないます。
自分の順番がくるまでは、名刺を準備して待っておきましょう。
名刺交換｜5つの注意点
名刺交換は渡し方や受け取り方以外にも注意点があります。
代表的なものは次の5つです。
・名刺切れ
・名刺を忘れる
・財布に名刺を入れる
・受け取った名刺を忘れて帰る
・名刺入れが汚れている
しっかりと確認をして相手に失礼の無いようにしておきましょう。
名刺切れ
名刺切れはマナー違反にあたり、「管理ができていない人」という印象を相手に与えかねません。
名刺交換の予定がある場合は、必ず事前に枚数を確認して名刺切れしないように注意しましょう。
枚数が少なくなってきたら早めに発注し、名刺入れには余裕をもった枚数を常に入れておく習慣をつけてください。
名刺を忘れる
名刺は常に持ち歩くのが基本ですが、忘れてしまった場合は忘れたことを正直に伝えるのではなく、名刺を切らしていると伝えましょう。
名刺切れもマナー違反ではありますが、忘れたと伝えれば「だらしない人」と思われ印象が悪くなってしまいます。
会社名や名前、連絡先などが分かるように伝え、後日会うタイミングで名刺を渡したり、郵送するなどきちんと対応しましょう。
財布に名刺を入れる
普段名刺をあまり使わない方は、名刺入れを持ち歩かずに財布や手帳などに入れていることもあるかと思います。
名刺入れ以外に入れていると、汚れたり折れ目がついてしまうこともあるので注意が必要です。
汚れた名刺を相手に渡すのは失礼にあたるため、使用する場合は事前にしっかりと確認をしてください。
また、財布などから直接名刺を渡すのはマナー違反にあたり、相手に良い印象を与えません。
急な場合でも、財布から直接渡すのではなく名刺を出して準備しておきましょう。
受け取った名刺を忘れて帰る
受け取った名刺を忘れて帰ることは、相手にとって大変失礼な行為です。
わざとではなくても、相手からの印象が悪くなり、信用を失うことにも繋がりかねません。
商談終了後に相手が名刺をしまうのを確認したら、自分も忘れず名刺入れにしまいましょう。
社会人になり、慣れないうちは焦りから周りが見えなくなることもあるので、名刺に限らず忘れ物などがないように確認してください。
名刺入れが汚れている
名刺交換の際、名刺入れも意外と見られているため、きれいな状態を保つようにしましょう。
たとえば、使いすぎて汚れていたりほつれている名刺入れでは、相手に不快感を与える可能性があります。
また、受け取った名刺を入れたままにして名刺入れがパンパンになっていると、整理ができない人と思われるかもしれません。
名刺入れが傷んでいる場合は新しく新調したり、名刺ホルダーなどを活用して整理するなど、名刺入れは常にきれいな状態にしておきましょう。
きれい・汚いの問題ではありませんが、名刺入れがあまりにも派手すぎるのはよくありません。
決まりがあるわけではないので自分の好みで選ぶと良いですが、ビジネスシーンで使ってもおかしくないか考えて選びましょう。
まとめ｜正しい名刺の渡し方をしよう！
本記事では、名刺の渡し方・受け取り方のマナーや名刺交換のやり方、注意点をご紹介しました。
名刺はビジネスにおいて、自分のことを相手に知ってもらうための大切なコミュニケーションツールでもあります。
始めのうちはスムーズにできないかもしれませんが、相手に失礼にならないようにマナーを知ったうえで名刺交換をしてください。