「営業メールが多すぎるが、必要なものだけ返信したい」
「テンプレ文を活用してメール返信の効率を高めたい」
大量の営業メールどれを返信してどれを返信しなくて良いのか悩むところですよね。
返信するべきメールが分かっていても、文章を考えるだけで時間がかかってしまいます。
そこで本記事では、返信すべき営業メールや返信する際の例文、営業メールから売上につなげる方法について解説をしています。
この記事でわかること
・返信するべき営業メール
・返信の例文６選
・営業メールを活用した売上アップの方法
営業メールに対して最適な対応ができるように、ぜひ最後まで読んで実践してみてくださいね。
すべての営業メールに返信は必要ない
営業メールは日々膨大な量が届きます。
全てのメールに返信していたら、いくら時間があっても足りません。
また、会社では時間の制限があるで、効率的で迅速な対応が求められます。
返信実例もうまく活用しながら、ぜひ業務効率の改善に役立ててください。
お世話になっている企業の営業メールは返信しよう
過去に取引のある会社からのメールには、返信をしましょう。
導入の有無は別として、丁寧な返信は相手に好印象を与え、今後の取引も円滑に進めるための大きな要因になります。
営業担当者と直接の面識がない場合でも、取引先の会社からのメールには積極的に返信する姿勢が望ましいです。
こういった細かな気配りが相手との信頼関係を深め、更なるビジネス発展に繋がる可能性を高めます。
ビジネス上のコミュニケーションは、相手との信頼を築く手段でもあり、円滑な取引の鍵となります。慎重かつ適切な対応を心がけましょう。
新規の営業メールは基本的にスルーでOK
過去に取引のない会社からの営業メールは、興味がなければ基本的に返信する必要はありません。
ただし以下の3つのケースは返信した方が、自社の売上アップに貢献できる可能性があります。
・今後取り引きをするかもしれない
・代表取締役から直接連絡が来ている
・反対にこちらからも営業ができる企業
ベンチャー企業などでは、今後の取り引きの可能性はご自身で決定できるかもしれません。
また、代表取締役からの営業メールは、先方における意思決定者のため思わぬビジネスに発展するケースがあります。
あなたがもし大企業の社員だとしたら、ネームバリューを利用して、反対に営業をかけるのも良いでしょう。
今後を見越して連絡しておくのはアリ
メールを受信した時点では、利用を考えていなくても、将来的には自社の方針が変わり営業されたサービスを利用する可能性があります。
少しでも将来的に利用する可能性がある場合は「今は利用を検討していないが、将来的には利用する可能性がある」といった旨を返信すると良いでしょう。
ただし、忙しい場合は返信する必要はありません。
少しでも、ビジネスチャンスを広げて自社の売上をアップさせたいと考えている方は、先方とコミュニケーションを取っておきましょう。
シチュエーション別のメール例文6選
忙しい方向けに、シュチュエーション別の返信用例文を準備しました。
今回紹介する6つの例文を利用して、効率的に営業メールに返信し、自社の売上アップに貢献しましょう。
1.取引先の営業メールへの返信
いつもお世話になっている取り引き先だとしても、営業メールが来る度に仕事を発注していては、無駄な費用がかかってしまいます。
もしも、直近で仕事を発注する予定が無い場合は、挨拶の意味も込めて返信しておくと良いでしょう。
取引先の営業メールへの返信テンプレート
返信メールの書き方はさまざまですが、以下のような文章がおすすめです。
【件名】
件名：Re：△△サービス提案の件
【本文】
◯◯株式会社
△△ 様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
この度は新規のサービスを紹介していただきありがとうございます。
あいにく直近では、ご提案していただいたサービスを利用する予定はございません。
また何かございましたら、お気軽にご連絡いただけると幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
2.営業されたサービスの見積もりを取る
営業メールに対して興味がある場合、見積りの依頼をするケースがあります。
見積依頼の際には、件名にて分かりやすく見積書の請求だと分かるように明示しましょう。
営業に対して見積もりを取る際のテンプレート
見積もり取得の際は、以下のような文章がおすすめです。
【件名】
件名：Re：【見積もり依頼】△△サービス提案の件
【本文】
◯◯株式会社
△△ 様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
この度は新規サービスのご提案ありがとうございます。
早速ですが、弊社で導入の検討にあたって、以下の要件で見積もりをお願いいたします。
商品名：製品△△
数量：10個
お見積書は202◯年◯月◯日までにいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
3.サービス資料などをいただいたお礼
こちらから依頼してサービス資料をいただいた際は、お礼のメールを送りましょう。
返信不要の旨を伝えれば、相手が返信する手間をかけずに済みます。
「ご返信は無用です」「ご返信には及びません」などと記載するのが適切です。
サービス資料に対するお礼のテンプレート
お礼の場合は、以下のような文章がおすすめです。
【件名】
件名：Re：△△サービス提案の件
【本文】
◯◯株式会社
△△ 様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
この度は△△についての資料をお送りいただき、誠にありがとうございます。
今後、サービスについて詳しくお伺いする場合は、連絡いたします。
ご確認いただけましたらご返信には及びません。まずはサービス資料に対するお礼を申し上げます。
4.ミーティングの日程を調整した回答
営業メールに、ミーティングの日程調整の文脈が含まれているときがあります。
また、日程調整ツールのURLが添付されているケースがあり、その際は調整した日程を先方に連絡すると良いでしょう。
ミーティングの日程調整をする際のテンプレート
メールにてミーティングの日程調整をする際は、以下のような文章がおすすめです。
【件名】
件名：Re：【日程調整依頼】△△サービス提案の件
【本文】
◯◯株式会社
△△ 様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
この度はサービスのご提案をいただき、ありがとうございます。
弊社としてもぜひサービス内容について詳しくお話を伺いたく存じます。
早速ですが以下の日程でミーティングはいかがでしょうか。
○月○日（◯） 00:00〜00:00
○月○日（◯） 00:00〜00:00
○月○日（◯） 00:00〜00:00
ご多忙中のところ恐縮ですが、ご検討のほどどうぞよろしくお願いいたします。
5.先方の要求をお断りしたい
先方の要求を断る際は、不快な文章を送らないよう特に注意が必要です。
ビジネスマナーを知っているか知らないかで、大きく差がつくポイントでもあるためテンプレートを活用しましょう。
先方の要求を断る際のテンプレート
お断りのメールを送る際は、以下のような文章がおすすめです。
【件名】
件名：Re：△△サービス提案の件
【本文】
◯◯株式会社
△△ 様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
この度はサービスのご提案をいただき、ありがとうございます。
せっかくご提案いただいた中で恐縮ではございますが、（お断りの理由）のため、今回は見送らせていただきます。
この度はご希望に添えず誠に申し訳ございません。
またの機会がございましたら、お声がけいただけますと幸いです。
6.検討しているが回答に時間がかかる
営業メールに対して検討しているが、すぐに回答できない場合は、検討中の旨を先方に伝えます。
また、回答納期を添えると、メールのやり取りが減らせるため必ず記載しましょう。
回答に時間がかかる旨を返信する際のテンプレート
回答に時間を頂戴する際は、以下のような文章がおすすめです。
【件名】
件名：Re：△△サービス提案の件
【本文】
◯◯株式会社
△△ 様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
この度はサービスのご提案をいただき、ありがとうございます。
△△サービスについてですが、弊社のニーズに合致する可能性が高く、ぜひ検討させていただきたく存じます。
社内で協議するため、1週間以内に検討結果をお戻しいたします。
お時間をいただき大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。
営業メールの返信で売上につなげる3つの方法
営業メールの返信は、単なるサービスの検討結果を伝える以外にも利用する方法があります。
実は自社の売上アップにつながる可能性があります。
もしも売上が上がらなくて悩んでいる方は、参考にしてみましょう。
返信のメールで営業をかける
営業メールに対し、サービスの利用は断りつつも反対に自社サービスの資料を送る方法があります。
売上につながる可能性は、高くないですが営業数に困っている場合は、使えるケースがあります。
また、魅力的な営業メールを参考にして、成約率をアップさせる文言に変更するのもおすすめです。
受信した営業メールを有効に利用して売上アップにつなげましょう。
オンライン面談でセールスにつなげる
営業メールの返信にて、サービスの詳細を聞く代わりに直接営業をかける方法として、オンラインミーティングがあります。
注意点としては、先方の話を聞いてから、自社のサービスも提案しましょう。
一方的に、自社のサービスばかり提案しても成約率は低いです。
オンラインミーティングによって信頼関係を築きつつ、自社のサービスを紹介し売上アップにつなげましょう。
訪問のアポを取って名刺を渡す
営業の手法として、直接訪問があります。
対面した人に対して、邪険に扱うのは難しいです。そのため、直接会うのは有効な営業手法といえます。
ただし、先方の時間を奪っている認識をもちながらスピーディに商談を終わらせる必要があります。
結論としては、名刺交換をするだけの挨拶でも十分です。名刺交換によって、後々になってビジネスに繋がるケースがあります。
おすすめは、名刺交換とサービス紹介の資料のみ置いて10分以内に終えるのが良いでしょう。印象に残る名刺を製作したいと考えている方は、ecobeに相談するのがおすすめです。
まとめ
本記事では、返信が必要な営業メールと無視しても問題ないメールについて、具体的な返信例文を含めてご紹介しました。
今回ご紹介した内容を参考に、営業メールの返信を利用し会社の売上アップにつなげましょう。
会社訪問で先方の企業を訪れる際は、名刺交換によって好印象を与えるチャンスです。
好印象を与える名刺を作成するなら、一度ecobeに相談してみましょう。
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