「名刺ってどうやって処分すれば良いんだろう」
「そもそも名刺に正しい処分方法はあるのかな」
そんな悩みにお答えします。
本記事の内容
・名刺を処分する基準
・名刺を処分する方法
・【もう安心】名刺管理サービスの利用
名刺を処分したい人にとって、気になる名刺を処分するタイミングや処分する方法、処分に困らない管理方法についてご紹介していきます。
私たちecobe！は、各マスコミ、メディアから数多くの評価を受けエコ名刺業界ではNo.1の実績を持っています。
名刺を処分するタイミングやの処分、管理方法がわかれば、必要最低限の名刺のみを手元に残せます。
名刺の処分方法について悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んでくださいね。
名刺を処分する3つの基準
名刺を処分する基準は大きく分けて次の3つです。
・処分する時期を決める
・処分する名刺の選び方
・会社のルールに従う
順番に解説していきます。
処分する時期を決める
ひとつの目安として、「最後に連絡を取ってから1年経ったとき」が名刺を処分するタイミングです。
もちろん、お仕事の種類や場面によって事情が変わるので、あくまで目安として考えてください。
名刺は営業すればするほど増えていくものです。社交辞令でもらっただけの名刺が増えていくと、必要な名刺が埋もれてしまい、探す手間もかかってしまいます。
処分をする時間がなかなか時間が取れない方は、年末の大掃除と一緒に、名刺を処分するのも良いかもしれません。
処分する名刺の選び方
なかなか名刺が捨てられない方は、次の3つの基準で処分する名刺を決めましょう。
・一定期間付き合いがない
・バックアップの有無
・名刺の情報が古い
一定期間付き合いがない人は、処分するタイミングが来ているかもしれません。
仮に期間を1年と定めた場合に「今後も付き合いが続きそうか？」「ご縁がなさそうか？」を考えておいた方が決めやすいです。
バックアップの有無とは、名刺管理サービスを使ったデータの保管を指します。バックアップがあれば、処分しても良いでしょう。名刺管理サービスについては、後ほど詳しく解説していきます。
名刺交換した相手の情報が古いと処分する対象となります。たとえば、部署や役職、連絡先が更新されていない場合です。
また、退職や転職された方の名刺も処分してしまっても良いでしょう。
会社のルールに従う
会社によって、社内ルールが規定されていることもあります。その場合は、会社が定めたルールに従って処分しましょう。
名刺を処分する方法
処分する名刺を選んだ後、名刺はどのように処分すればよいのでしょうか。具体的な方法は、次の2つです。
・シュレッダーで処分する
・専門業者に依頼して処分する
順番に見ていきましょう。
シュレッダーで処分する
シュレッダーの利用は、一般に知られている処分方法でしょう。
より細かくできるシュレッダーの方が個人情報を読み取りづらいので、セキュリティの面でおすすめです。
なお、個人事業主やフリーランスのように自宅で作業する方は自宅にシュレッダーがない場合もあるかもしれません。
その場合は、ハサミで細かく切きったり、捨てる袋を分けたりといった対策が必要です。
専門業者に依頼して処分する
処分する名刺の枚数が膨大で、自身ですべてシュレッダーにかける時間がない場合があるかもしれません。
その場合、専門業者に依頼して処分してもらうのがおすすめです。
なお、依頼する際は、「廃棄証明書」を発行してもらいましょう。
依頼された専門業者側も信用問題になるため、悪用することはないと思いますが惜しまず依頼しておくと安心です。
【補足】正しく処分しないとどうなる？
名刺には、氏名、顔写真、会社名、連絡先のような個人情報が詰まっています。
処分する際、ゴミ箱などにそのまま捨ててしまうと、「個人情報の流出」のリスクにつながります。
もし個人情報が流出した場合、会社や取引に関わる方々に迷惑がかかることを理解してください。
名刺交換にビジネスマナーがあるのと同様に、名刺を処分する場合にもマナーがあります。
たとえ不要な名刺でも、個人情報が読み取れないよう、正しく処分しなければなりません。
名刺交換後は電子管理がおすすめ
名刺を処分したい方の中には、手元に情報が残らないことに抵抗のある方もいるでしょう。
その場合は名刺の情報を電子化して、名刺自体は処分する方法がおすすめです。具体的な方法は、次の2つです。
・名刺管理サービスを利用する
・名刺管理を外部に依頼する
こちらも順番に見ていきます。
名刺管理サービスを利用する
最近は、名刺をデータとして管理する企業が増えてきました。
電子化することにより、紙での管理が不要、社内への情報共有が容易などのメリットがあります。
ここでは代表的な電子化サービスを4つご紹介します。いずれも無料で、スマホ・パソコンから利用できます。
・Wantedly People
「Wantedly People」は、Wantedlyが提供する名刺管理サービスで人工知能を活用し、画像・文字情報を瞬時に読み取ります。
一度で上限10枚の名刺を簡単に電子化でき、LINEやメールで社内への情報共有もできます。
・myBridge
「myBridge」は、チャットツールで有名なLINE社のサービスで、スマホで名刺を撮影後すぐに電子化できます。
社内への情報共有を行う場合は、「共有名刺帳」機能を活用しましょう。
・Eight
「Eight」は、CMでもおなじみのSansanが提供する名刺管理サービスです。
スマホで名刺を撮影することで、素早く正確に電子化します。相手が異動や昇進などで名刺を変更した場合に「通知」を届けられるのも特徴です。
・Evernote
メモアプリで有名な「Evernote」も名刺管理機能をもっています。
画像・文字情報をクラウド上で一元管理し、いつでもアクセスできます。名刺を瞬時に電子化して保存したい場合は、「名刺スキャン」機能を使いましょう。
名刺管理を外部に依頼する
名刺管理サービスの中には、名刺の電子化そのものを依頼することもできます。
名刺の処分だけでなく管理まで専門業者へ依頼できると、多くの手間が省けるのでこちらもおすすめです。
料金相場としては、1枚20〜50円となっていますので、予算的に余裕があれば活用してみましょう。
まとめ：名刺は適切な方法で処分しよう！
本記事では、名刺の処分について解説してきました。
まずは名刺を処分する基準や処分方法について、理解しましょう。
また、手元から名刺がなくなってしまう方には電子管理サービスもおすすめです。
今回の内容を実践していただき、名刺管理をストレス無く行ってくださいね。