「名刺を切らした場合、どう対処すれば失礼にならないか知りたい…」
名刺はビジネスマンにとって必須のツールなので、「切らした」「忘れた」などは基本的にNGです。
しかし、気を付けていても名刺を切らしてしまったり、忘れることは誰しもあるでしょう。
そんな時、きちんと対処法を知っておけば焦る必要がなく、相手へ与える印象も悪くなりません。
そこで本記事では、名刺を切らした際の対処方法や訪問後にすべきこと、名刺を切らさないためのポイントをご紹介します。
この記事でわかること
・名刺を切らした際の失礼のない対処方法
・名刺を切らした際の訪問後にすべきこと
・名刺を忘れた場合も基本的な対処方法は同じ
・名刺を切らさないために気を付けるべきポイント5つ
名刺を切らして焦っている方や、失礼のない対処方法を知っておきたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
名刺を切らした際の失礼のない4つの対処方法
名刺を切らした際、「どうしよう」「相手に何と説明しよう」などと気持ちばかり焦ってしまうと思います。
万一名刺が切れていても焦らず、相手からの印象を損なわないようにするためにも、対処方法を知っておいてください。
正直にお詫びをする
名刺を切らした際はごまかしたりせず、正直にお詫びをするのが大切です。
たとえば、「申し訳ございません、名刺を切らしておりまして、後ほど郵送させて頂いてもよろしいでしょうか？」などと伝えましょう。
また、新入社員で名刺がまだ作成できてない場合も、「入社したばかりでまだ名刺がありませんので、でき次第お届けさせていただきます」などと伝えると良いです。
名刺を切らしていることを伝えてお詫びすれば、相手の印象を損なうこともないので、正直に伝えてください。
口頭で会社名や名前を伝える
名刺を切らしているからと言って、相手の名刺を受け取るだけではいけません。
お詫びをした後は、必ず自分の会社名や部署名、名前を口頭で伝えてください。
この時、名刺を切らして焦っていたり、モヤモヤした気持ちが残っているかもしれませんが、相手の目を見て笑顔で伝えましょう。
連絡先を紙に書いて渡す
電話番号やメールアドレスといった連絡先は口頭で伝えづらいので、紙に書いて渡すようにしましょう。
名刺を切らしていることが分かった時点で、会社名と名前、連絡先の書いた紙を準備しておいてください。
ただ、手書きの場合は「0とO」「2とZ」など、数字とアルファベットを見間違いやすいので、相手に正しく伝えるためにも注意しながら書くのが大切です。
もし、会社にいる段階で名刺を切らしていると分かった場合は、パソコンで作成しプリントしたものを渡すのが良いです。
名刺を郵送しても良いか確認する
名刺を郵送する場合は、相手に確認して許可を取っておかなければいけません。
確認なしに名刺を送ってしまうと、かえって迷惑になる可能性もあるからです。
そのため、「後日、名刺を郵送してもよろしいですか？」「郵送で名刺をお届けしたいのですが」などと相手に確認してください。
相手が「構いませんよ」と許可してくれた場合は、なるべく早く名刺を準備して郵送しましょう。
「わざわざ郵送しなくても良いですよ」「次回会った時にいただきます」などの返答であれば、郵送は控えましょう。
名刺を切らした際の訪問後にすべきこと4選
名刺交換時の対処方法が分かった所で、訪問後にすべきこともご紹介します。
「お詫びしたからOK」ではなく、アフターフォローもしっかりとしてください。
帰社後にメールで改めてお詫びする
会社に戻ったら、改めてメールでお詫びをしておいてください。
メールを送ることでお詫びの気持ちを伝えられるだけでなく、自分の正しい連絡先も伝えられます。
また、次回のアポイントを取れることもあるので、戻り次第すぐに送りましょう。
お詫びメールのテンプレート
お詫びメールの書き方はさまざまですが、以下のような文章を送ると良いです。
【件名】
名刺切れのお詫び【会社名・名前】
【本文】
株式会社〇〇
△△ 様
お世話になっております。
本日午後1時にお伺いしました、株式会社〇〇の△△と申します。
先程はお忙しい中、お時間をいただきまして誠にありがとうございました。
△△ 様とお打ち合わせができ、大変貴重な時間を過ごさせていただきました。
改めてお礼申し上げます。
また、当方の不手際で名刺をお渡しできず、大変失礼いたしました。
お打ち合わせ時にもお伝えいたしました通り、後日名刺を郵送させていただきます。
お手数をおかけして大変申し訳ございませんが、ご確認いただけますと幸いです。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇 △△
送付状・詫び状を添えて名刺を郵送する
名刺を郵送する際は、送付状・詫び状を添えて送るのがポイントです。
名刺1枚だけで送ると雑な印象を与えてしまうので、送付状と詫び状を添えて送ってください。
また、名刺は他の書類や便箋にクリップで留めておきましょう。
名刺をそのまま入れると、封筒の底に落ちて取り出しづらくなったり、他の書類を出すタイミングで紛失してしまう可能性があります。
ただし、ホチキスで留めてしまうと名刺に傷がつくのでやめてください。
送付状のテンプレート
送付状は以下のような文章で作成してみてください。
基本的にパソコンで作成して問題ありません。
【送付状】
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇 △△様
名刺送付のご案内
拝啓
貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
先日は、名刺をお渡しできず大変失礼いたしました。
名刺を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます
敬具
詫び状のテンプレート
詫び状は、パソコンもしくは手書きのどちらかで作成します。
お詫びのメールと同じような内容で構いません。
ただ、手書きで作成した方が良いとされているので、相手がマナーに厳しかったり目上の人であれば、手書きの詫び状を作成しましょう。
【詫び状】
株式会社〇〇
△△様
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
△△ 様とお打ち合わせができ、大変貴重な時間を過ごさせていただきました。
当方の不手際により名刺をお渡しできず、大変失礼いたしました。
名刺をお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇 △△
名刺を直接届ける
相手の会社が近い場合や、近くまで行く予定がある場合は、直接届けるのも1つの手です。
ただ、名刺を届けるためだけに時間を空けてもらうのは迷惑になるので、事前にアポイントは取らずに伺うようにしてください。
伺ったタイミングで相手がいるのか確認し、お詫びしながら直接渡しましょう。
もし、相手が不在だった場合は、受付の方や対応してくれた方に名刺を渡します。
不在だった場合も想定して、詫び状などのメッセージも渡せるように用意しておくのがおすすめです。
次回合うタイミングで名刺を渡す
打ち合わせや商談など、次回の予定が決まっている場合は、会うタイミングで直接名刺を渡しても構いません。
ただし、あまりにも会うまでの間隔があく場合は、郵送もしくは直接届けるようにしてください。
あくまで、1～2週間以内程度と会うまでの間隔が短い場合にのみ有効な方法です。
渡す際は、「先日は名刺を切らしており、大変失礼いたしました」などと一言添えて渡しましょう。
名刺を忘れた場合も基本的な対処方法は同じ
名刺を切らしたのではなく、自宅や会社に忘れてしまうこともあると思います。
このような時も、基本的には名刺を切らした場合と同じ対処方法で構いません。
お詫びをし、口頭で会社名や名前を伝えたら、後日郵送や届けるなどして名刺を渡すようにしましょう。
お詫びをする際は、忘れたと正直に言うのではなく、「切らしている」と伝えるのがポイントです。
忘れたと言ってしまうと、「だらしない人」「管理できない人」など、悪い印象を抱かれる可能性があります。
印象を損なわないためにも、切らしていると伝えて正しく対処してください。
名刺を切らさないために気を付けるべきポイント5つ
ここまで、名刺を切らした・忘れた際の対処方法をご紹介しましたが、そうならないためにも日ごろから気を付けておかなければいけません。
ここでは、気を付けるべきポイントを5つご紹介しますので、参考にしてみてください。
名刺を多めに入れておく
名刺入れの形状によって入れられる枚数は異なりますが、名刺はなるべく多めに入れて持ち歩くようにしてください。
理由は、想定していたよりも多くの人と名刺交換をする可能性があるからです。
「相手の担当者は1人と思っていたら、同じ部署の方が他にも3人参加していた」なども珍しくありません。
とくに、挨拶周りや営業などで多くの企業を訪問する場合は、いつもより多く名刺を持っておくと安心です。
鞄や財布にも名刺を入れておく
名刺入れに入る枚数は限られるので、鞄や財布にも名刺を入れておくと良いでしょう。
この時、名刺が汚れたり折れたりしないように、ファイルなどに挟んだ状態で入れておくのがポイントです。
汚れた名刺や折れて傷が入った名刺を相手に渡すのは、相手に対して失礼になります。
また、財布に入れているからといって、財布から直接名刺を出して渡すのもマナー違反です。
必ず、名刺交換前に名刺入れに移し替えておいてください。
名刺を一定枚数ストックしておく
名刺は、一定枚数ストックしておき、少なくなってきたら切れる前に発注するのもポイントです。
たとえば、「20枚を切ったら発注する」など、自分が名刺を使う頻度に合わせて基準を決めておくと良いです。
名刺は発注してから印刷・発送するので、手元に届くまである程度時間がかかります。
切らしてから発注してもすぐには届かないので、ある程度ストックしておき、残り枚数が少なくなったら早めに発注をしてください。
コンビニで印刷する
事前に自分の名刺をアプリに登録しておくことで、コンビニから印刷できるサービスなどもあるので、方法の1つとして覚えておくと良いです。
コンビニで印刷ができれば、出先で名刺を切らした・忘れたことに気付いた場合も、冷静に対処できます。
ただ、通常の名刺よりも料金は割高になったり、印刷後にカット作業が必要といったデメリットもあります。
また、特殊な用紙には対応しておらず、色味なども各コンビニのコピー機によって変わるかもしれません。
緊急時の対処法としては良いですが、なるべく発注した正しい名刺を使うようにしましょう。
オンライン名刺を併用する
オンライン名刺は、紙の名刺とは違ってデータ化されている名刺を指します。
相手にQRコードを読み取って貰えば自分の名刺情報を伝えられ、コンビニでの印刷にも対応しているのが特徴です。
普段は紙の名刺をメインで活用し、切らした・忘れたといった緊急時のみオンライン名刺を活用するのも対処方法として有効でしょう。
ただし、目上の方にはあまりおすすめの方法とは言えません。
まとめ
本記事では、名刺を切らした際の対処方法や訪問後にすべきこと、名刺を切らさないためのポイントなどをご紹介しました。
名刺は自分の分身と言われており、日本のビジネスシーンでは欠かせない重要なツールです。
切らした・忘れたは本来NGですが、万一の時でも正しく対処すれば、印象を損なうことはありません。
ご紹介した対処方法や、切らさない・忘れないためのポイントを参考に、名刺を正しく管理してみてください。
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