名刺にメモ書きをしても大丈夫？4つのポイントと3つの注意点

「相手から受け取った名刺に、メモ書きをしてもいいの？」

名刺交換をしても相手の顔をなかなか覚えられなくて悩んでいる方は、名刺へのメモ書きがおすすめです。

名刺にメモを残しておけば後からも見返せるので、相手のことを思い出しやすくなります。

しかし、やみくもにメモを書いて良いわけではなく、ポイントや注意点をしっかりと理解しておかなければいけません。

そこで本記事では、名刺にメモを取る際のポイントや注意点、自分の名刺にメモ書きする際のポイントと活用方法をご紹介します。

この記事でわかること
・受け取った名刺にメモ書きすれば相手を覚えやすくなる
・相手の名刺にメモ書きする際のポイントと注意点
・自分の名刺にメモ書きする際のポイント
・メモ書きした名刺の活用方法3選

相手のことを覚えられずに悩んでいる方や、名刺をビジネスに上手く活用出来ていないと感じている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

受け取った名刺にメモ書きすれば相手を覚えやすくなる

日々多くの人と名刺交換をするビジネスマンの場合、相手のことをなかなか覚えられなくて悩んでいる方もいると思います。

名刺を見ても、「この人誰だったかな」と思い出せないこともあるのではないでしょうか。

そこで役に立つのが、名刺へのメモ書きです。

名刺に受け取った日付や相手の特徴、会話の内容といったエピソードをメモしておけば、印象に残って覚えやすくなります。

また、次に会うタイミングで前回のエピソードトークをすれば、「自分のことを覚えてくれているんだ」と相手からの印象アップにもつながります。

ただ、名刺は持ち主の分身とも言うように、本来は綺麗な状態で保管すべきツールなので、メモ書きする場合はポイント・注意点を抑えておかなければいけません。

次項からは実際にポイントと注意点を解説しますので、メモ書きする際の参考にしてみてください。

相手の名刺にメモ書きする際の4つのポイント

名刺へのメモ書きは、相手のことを覚えやすくなるだけでなく、好印象を与えられるなどの効果があります。

効果を発揮させるためにも、大きく4つのポイントを意識しておいてください。

1.相手と別れてからメモ書きする

名刺にメモ書きをする場合、相手と別れてから記入するのがポイントです。

たとえば、商談などが終わって帰社してから記入するのが良いでしょう。

移動中などに記入しても良いですが、個人情報にあたるため、人が多い場所では避けてください。

2.メモは簡潔にまとめて書く

メモ書きする場合は、簡潔にまとめて書くのもポイントです。

たとえば、名刺交換した日付や打ち合わせの内容、相手の特徴などを以下のようにまとめます。

・〇月〇日、セミナー、メガネをかけている
・〇月〇日、商談、次回資料を持参

次回の約束がある場合は、合わせて名刺にもメモしておくと漏れがないので安心です。

長々書くとかえって分かりづらくなってしまうので、簡潔にまとめてメモするようにしてください。

また、社内で情報共有する可能性も考えて、誰が見ても分かりやすい内容にしましょう。

当たり前ですが、ネガティブな内容や悪口と捉えられるような書き方をするのはNGです。

3.帰社後にメモ内容を整理する

自社で名刺管理ソフトなどを運用している場合は、名刺にメモ書きした内容も登録するようにしてください。

この時、名刺のメモ書きを元により具体的に内容を登録しておくのがおすすめです。

具体的な内容を登録しておけば、担当者が変わった場合でもスムーズに引継ぎできるので、相手に手間をかけてしまうこともありません。

帰社したら忘れないうちに内容を整理し、社員全体が把握できるように登録しておきましょう。

4.訂正が必要な場合は相手の前で書き込んでもよい

名刺へのメモ書きは相手と別れてからとご紹介しましたが、内容の訂正が必要な場合のみ、相手の前で書き込んでも問題ありません。

たとえば、「メールアドレスが一部間違っているので、修正をお願いしてもよろしいですか？」などと相手から依頼された場合です。

こういったシーンであれば、相手から依頼されているので、目の前でメモ書きしてもマナー違反にはあたりません。

ただし、「修正のついでに他の内容もメモしておこう」はマナー違反なので、書き込むのは修正が必要な部分のみに留めてください。

相手の名刺に直接書き込むのは気が引ける場合、付箋などに正しい内容を書いて張っておくのも方法の1つです。

相手の名刺にメモ書きする際の3つの注意点

相手の名刺にメモ書きする場合は、ポイントと合わせて注意点も知っておかなければいけません。

相手に対して失礼にあたるだけでなく、トラブルにつながる可能性もあるため、ご紹介する3つの注意点を覚えておいてください。

1.相手の目の前で名刺にメモ書きするのはマナー違反

繰り返しになりますが、名刺への書き込みは相手と別れてから行わなければいけません。

相手の目の前で名刺にメモ書きするのはマナー違反にあたるので、絶対に辞めましょう。

名刺にメモ書きしても気にしない人もいるかもしれませんが、ビジネスマナーにおいてはタブー視されています。

とくに、年齢が上がるにつれてビジネスマナーを重んじる方は多い傾向にあるので、「失礼な人だ」と悪い印象を持たれないためにも注意してください。

2.プライベートな情報の書き込みは避ける

相手の名刺にメモ書きする際、プライベートな内容の書き込みはなるべく控えてください。

理由は、万一名刺を紛失した場合に、相手の個人情報やプライベート情報が流出してしまうからです。

見た目の特徴や趣味程度の情報であれば書き込んでも問題ありませんが、「〇〇に住んでいる」「週末は〇〇でゴルフを楽しんでいる」「〇〇でよくランチする」など、個人や行動範囲などを特定できる情報は避けましょう。

また、ポイントでもご紹介したネガティブな内容も同様に避けてください。

これらの情報は、名刺管理ソフトにも残さない方が良いと言えます。

3.どうしてもその場でメモ書きが必要な時は別用紙に

打ち合わせ中や商談中など、どうしても相手の前でメモ書きが必要になった時は、別用紙に書き込むようにしましょう。

メモ帳や手帳といった名刺以外の用紙であれば、相手の目の前で書き込んでもマナー違反にはあたりません。

カバンの中に常に入れて、必要な時にさっと取り出せるようにしておいてください。

この時、スマートフォンなどのアプリにメモを取るのは、あまりおすすめできません。

スマートフォンの画面ばかりを見ていると、相手から「ちゃんと話を聞いているの？」と思われる可能性があるので注意しましょう。

自分の名刺にメモ書きする際の3つのポイント

ここまで、相手の名刺にメモ書きする際のポイントをご紹介しましたが、自分の名刺にメモ書きするポイントも3つご紹介します。

自分の名刺だからと言って、好き放題書き込めるわけではないので覚えておいてください。

1.事前に記入して準備しておく

自分の名刺にメモを記入して渡す場合、打ち合わせや商談の前に事前に準備しておくのがポイントです。

相手の名刺へのメモ書きと同様、自分の名刺であっても相手の目の前で書くのはあまり良い行為とは言えません。

相手へのメッセージなどは、自社で記入してから渡すようにしましょう。

また、メモ書きする場合は、裏面などのスペースが十分取れる場所に記入してください。

表面に記入してしまうと、社名や自分の名前が見づらくなってしまい、雑多な印象を与えることになります。

内容はコンパクトにまとめ、裏面に丁寧に書き込むのが大切です。

2.メッセージはプラスの内容にする

名刺に書き込むメッセージをポジティブな内容にするのも、大切なポイントの1つです。

たとえば、以下2つの文章を比較してみてください。

・お忙しい中、お時間を作ってくださりありがとうございます。
・お会いできるのを心待ちにしておりました。

どちらも、相手に伝えるメッセージとしてよく見かける文章ですが、後の方が明るくプラスな印象を抱くと思います。

もちろん、感じ方は受け取る相手によって異なるので、前の文章が丁寧で良いと思う人もいるかもしれません。

ただ、どんなメッセージでも相手にとってプラスになっているか考えて記入するようにしましょう。

3.名刺裏面にメモ欄をデザインする

名刺にメッセージを記入する場合、あらかじめメモ欄をデザインしておくのがポイントです。

何もない白紙の状態にメッセージを書き込むと、斜めになってしまうなど見栄えが悪くなるかもしれません。

名刺テンプレートにはさまざまなメモ欄が用意されているので、好みや会社の雰囲気に合うデザインを選んで作成してみてください。

MEMOと記載されていたり、罫線の引いてあるデザインが分かりやすくておすすめです。

自分でメッセージを記入しない場合は、「よければメモ欄に使ってください」と相手に伝えると丁寧で良いでしょう。

メモ書きした名刺の活用方法3選

実際に、メモ書きした名刺の活用方法を3つご紹介します。

ビジネスを良い方向へと導くきっかけにもなるので、ぜひ参考にしてみてください。

1.自分を印象付けるために使う

「名刺交換だけでは相手のことをなかなか覚えられない」という悩みは、名刺を渡す相手も同様に感じています。

とくに、営業職などの場合は毎日のように名刺交換を行うため、「どれが誰の名刺だろう？」と分からなくなってしまうことも珍しくありません。

しかし、メモ欄に手書きのメッセージを書き込んだ名刺は珍しいため、相手の印象に残りやすくなります。

また、プラスの内容を記入しておけば好印象も与えられるので、「丁寧で素敵な人だな」「この人と仕事がしたい」などと感じてもらいやすくなるのです。

名刺の裏面にスペースがある場合は、自分を印象付けるためにもメッセージを書き込んでみてください。

2.飛び込み営業時にメッセージを伝える

アポイントを取らずに飛び込みで営業する場合、担当者が会ってくれなかったりと話をできないこともあるでしょう。

そんな時、資料などと合わせてメッセージを記入した名刺を渡しておけば、「一度会って話を聞いてみようかな」と、ビジネスにつながる可能性もあります。

担当者に会えないからといってそのまま帰社してしまえば、何も生み出しません。

しかし、「ぜひ一度お会いしたいです」「資料内容にご興味があればご連絡ください」といったメッセージを記入した名刺を渡しておけば、後日連絡を貰えるかもしれないので活用してみてください。

3.相手が不在の場合に置手紙として使う

訪問先の相手が不在だった場合は、名刺にメッセージを書き込んで置手紙のように使うのもおすすめです。

メッセージを記入した名刺を置いておけば、誰が訪問してきたのか分かりやすいだけでなく、好印象を与えられます。

ただ、メッセージを書き込む際は、プラスの内容になるように注意が必要です。

たとえば、「お会いできず残念です」では少しネガティブな印象を与えてしまうので、「次回お会いできるのを楽しみにしております」と記入しましょう。

プラスの内容が記入してあることでより印象は良くなり、次につながりやすくなります。

名刺の裏面活用については、以下の記事でも解説していますので、参考にしてみてください。

» 名刺の裏面にはどんな情報を記載する？ポイントと活用方法を6つ解説

まとめ

本記事では、名刺にメモを取る際のポイントや注意点、自分の名刺にメモ書きする際のポイントと活用方法をご紹介しました。

名刺へのメモ書きは、相手のことを覚えやすくするだけでなく相手へ良い印象を与えられるなど、さまざまなメリットがあります。

しかし、「相手の目の前ではメモを記入しない」「プラスの内容を書く」といったポイント・注意点を抑えておかなければ、かえって失礼にあたる可能性もあるので覚えておきましょう。

名刺へのメモ書きを上手く活用すれば、ビジネスチャンスを拡げられるので、ぜひご紹介した内容を参考にしてみてください。