【徹底ガイド】名刺の勘定科目を解説！確定申告時の3つの注意点あり

「名刺作成にかかる費用は、どの勘定科目に仕訳すればいいのだろう？」

そのようなご質問にお答えします。

本記事の内容
・名刺と名刺管理ソフトの勘定科目
・名刺の勘定科目に関する3つの注意点

名刺は取引先やお客様に渡すなど、ビジネスシーンにおいて必須のアイテムなので、経費として計上が可能です。

しかし、名刺を経費計上する場合、勘定科目は何に仕訳すればいいのか迷う方も多いと思います。

そこで本記事では、名刺と名刺管理ソフトの勘定科目、確定申告時に注意すべき点について詳しくご紹介します。

名刺の勘定科目について知りたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

名刺代の一般的な勘定科目

名刺を経費計上する場合、一般的には以下の3つに仕訳することが多いです。

・消耗品費
・広告宣伝費
・印刷製本費

それぞれ詳しく解説します。

消耗品費

消耗品費は、10万円以下の消耗品を購入した際に用いる勘定科目です。

名刺は作成方法によって異なるものの、100枚あたり数千円程度と比較的安く作成できます。

また、相手に自分の情報を伝えるために使用し、配布・消費していくアイテムなので、勘定科目は少額の物品を処理する際に用いる「消耗品費」で仕訳が可能です。

10万円を超える量をまとめて作成するなど、特別な理由がない場合は消耗品費を選べば問題ありません。

消耗品費で仕訳を行っていない場合は、事務用品や事務用消耗品費も使えます。

広告宣伝費

広告宣伝費は、商品やサービスなどの宣伝費用を計上する際に用いる勘定科目です。

チラシやパンフレット、カタログなどの紙媒体に加え、テレビCMやインターネット広告などの仕訳に広告宣伝費を使います。

一見、名刺には関連しないように感じますが、事業内容や商品・サービス情報などを表記している場合、名刺にも広告要素は含まれることになります。

また、QRコードを載せてサイトなどへ誘導する場合も広告にあたるため、「広告宣伝費」で仕訳が可能です。

企業によっては、「営業の名刺は取引先への宣伝に繋がるから広告宣伝費」「事務の名刺は事務用品費」と、同じ名刺でも勘定科目を分けて仕訳していることがあります。

印刷製本費

印刷製本費（印刷費）は、書類の印刷や製本の外注費用を計上する際に用いる勘定科目です。

名刺の印刷を外注した場合は、「印刷製本費」で仕訳できます。

名刺以外にも、チラシやカタログなどの印刷を印刷製本費で計上している場合は、補助科目に「名刺印刷代」と記載して分かりやすく表記すると良いでしょう。

補足：名刺の勘定科目に特別な決まりはない

ここまで3つの勘定科目を解説しましたが、「必ずこれにしなければいけない」といった決まりはありません。

理由は、最終的な利益が変わらなければ、基本的に勘定科目は何を選んでも問題ないからです。

注目されるのは必要経費を正しく申告しているかどうかなので、勘定科目が間違っていても指摘されることはほとんどないでしょう。

特別な決まりはないので、社内で管理しやすければ勘定科目は何を選んでもかまいません。

ただし、あまりにも関連性のない勘定科目で仕訳をしていると、調査が入って説明を求められる可能性があるため注意してください。

名刺管理ソフトの勘定科目は？

名刺管理を専用ソフトを用いて行っている方も多いと思います。

名刺管理ソフトにはクラウド型とインストール型があり、それぞれで勘定科目が少し異なるので、詳しく見てみましょう。

クラウド型ソフトの場合は通信費

クラウド型の名刺管理ソフトの場合、毎月もしくは年間で費用が発生します。

しかし、ソフト自体を購入しているわけではなく、インターネットを介して利用するため、「通信費」として仕訳するのが一般的です。

インターネット関連の使用料などに用いられる勘定科目なので、クラウド型の名刺管理ソフトは通信費で問題ありません。

インストール型ソフトの場合は消耗品費

インストール型の名刺管理ソフトの場合、クラウド型とは反対にソフトを購入して使用します。

インターネットを介して使用するわけではないため、「消耗品費」として仕訳が可能です。

ただ、名刺と同様に特別な決まりはないので、そこまで勘定科目にこだわる必要はありません。

高額なソフトや複数のライセンスをまとめて購入して10万円を超えた場合は、先述したように固定資産として処理しなければいけないので覚えておきましょう。

名刺の勘定科目に関する3つの注意点

名刺の勘定科目は何を使っても問題ないとご紹介しましたが、注意すべき点はあります。

確定申告時に不正を疑われると税務署から税務調査が入り、詳しい説明を求められる可能性もあるため知っておいてください。

一度決めた勘定科目は変更しない

勘定科目は基本的に何を選んでも問題ないものの、頻繁に変更するのはおすすめできません。

勘定科目を頻繁に変更したからといって法律に触れるわけではありませんが、確定申告時に手間がかかる可能性もあります。

また、勘定科目は経営判断の材料にもなり、無駄な経費をカットしたり改善するための重要な指標として使います。

頻繁に変更していては正確な判断がしづらくなってしまうため、一度決めた勘定科目はなるべく変えずに使い続けるようにしましょう。

名刺の勘定科目を雑費に仕訳しない

勘定科目を何にすべきか迷ったときに「雑費」を使用することがあると思います。

もちろん、間違っているわけではありませんが、消耗品費や広告宣伝費、印刷製本費として仕訳ができる名刺を、あえて雑費にするのはやめた方が良いです。

勘定科目は、取引の内容を誰が見ても分かるようにする目的もあるため、雑費でまとめてしまうと判別しづらくなってしまいます。

また、雑費に関しては税務署に注目されることも多く、誤解を生んでしまう可能性があります。

説明を求められるといった手間がかかることもあるため、雑費に仕訳しないようにしましょう。

名刺の勘定科目に迷った場合は、一般的な勘定科目でもご紹介したように「消耗品費」などを選ぶようにしてください。

名刺を大量に作成した場合は勘定科目を変更する

名刺をまとめて作成しておいたり、デザイン変更などで社員全員分の名刺を作成する場合、費用が10万円を超えることもあるかと思います。

その際は消耗品費として仕訳するのではなく、固定資産として処理しなければいけないため注意が必要です。

たとえば、決算前に名刺を大量発注した場合、来期の使用分にあたるため「消耗品」や「貯蔵品」として資産科目に仕訳しなければいけません。

消耗品費は10万円以下の物品に使用できる勘定科目なので、変更するようにしてください。

ただし、大量に購入した場合でも、毎年一定量を購入・消費している場合は変更の必要がない場合もあります。

まとめ

本記事では、名刺と名刺管理ソフトの勘定科目、確定申告時の注意点について詳しくご紹介しました。

勘定科目を何にすればいいか迷った場合は、特別な理由がない限り「消耗品費」で問題ありません。

帳簿を分かりやすくするのが目的でもあるので、社内で判別しやすい勘定科目を選びましょう。

勘定科目を頻繁に変更したり雑費にまとめてしまうと、税務調査が入る可能性もあるので、注意点は頭に入れておいてください。