「秘書にも名刺は必要なの？」
そのようなご質問にお答えします。
本記事の内容
・秘書にとって名刺が必要な3つの理由
・秘書が名刺を持つメリットとデメリット
・秘書が名刺を作成する2つのポイント
・秘書にふさわしい名刺の種類2選
秘書として仕事をする上で、上司が名刺交換を行うシーンはよく見かけるものの、自分自身はほとんどしないという方が多いのではないでしょうか。
そのため、「秘書に名刺って必要なの？」と疑問を抱いている方もいるでしょう。
しかし、秘書にも名刺は必要と言えます。
そこで本記事では、秘書に名刺が必要な理由や名刺を持つメリット・デメリット、作成するポイント、ふさわしい名刺をご紹介します。
名刺をまだ持っていない秘書の方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
秘書にとって名刺が必要な3つの理由
秘書にとって名刺が必要な理由を3つご紹介します。
上司から紹介されることがあるため
秘書は名刺交換の機会が少ないとご紹介したように、基本的には上司が行う姿を見ているだけです。
しかし、商談などで上司から取引先の方を紹介をされることもあるため、名刺交換が必要になるシーンも出てきます。
名刺を持っていればお互いに交換してスムーズに対応できますが、持っていなければ「名刺を切らしておりまして…」などとごまかさなければいけません。
紹介を受けた際などに落ち着いて対応するためにも、名刺は必要と言えます。
アポイントを取る際に連絡先が必要なため
秘書にはさまざまな仕事があり、上司から取引先へのアポイント取りを依頼されることもあります。
アポイントを取る際は相手の連絡先が必要になるため、名刺で正しい情報を確認しておかなければいけません。
また、相手から「アポイントのためにメールアドレスが知りたい」などと頼まれることもあるでしょう。
そういった際も、名刺があれば「こちらにご連絡ください」と自分のアドレスを伝えられます。
名刺がなければ印象を損なう可能性があるため
ビジネスマンのほとんどが名刺を持っており、初対面の相手と名刺交換を行うのは当たり前の習慣になっています。
名刺交換の機会が少ない秘書にとっても同様で、名刺を求められればきちんと渡さなければいけません。
名刺を求められたときにさっと渡せるように、名刺は常に持ち歩いておきましょう。
名刺の有無だけで全てが決まるわけではないものの、持っていなければ自分自身や上司の印象を下げる可能性もあるため、必要性は高いと言えます。
秘書が名刺を持つ3つのメリット
秘書が名刺を持つメリットを3つご紹介します。
信頼感を与えられる
名刺は、名前や連絡先、肩書きといった自分の素性を明かすための自己紹介ツールです。
相手に対して自分は何者なのか伝えながら丁寧に渡すことで、「信頼できる人」という印象も与えられます。
秘書は、上司のサポートや会社内での事務仕事などさまざまな業務があり、縁の下の力持ちのような存在です。
「秘書がしっかりとした信頼できる人」というイメージを与えられれば、上司や会社自体のイメージアップにも繋がると言えます。
所有資格をアピールできる
名刺には名前や連絡先、肩書きといった基本的な情報に加えて、所有資格などの情報も表記できます。
秘書に関連する所有資格を表記しておけば、相手へのアピールにもなるのがメリットです。
たとえば、ビジネス実務マナー検定やビジネス文書検定などは、秘書としてのレベルをアピールする要素にもなるため、所有している場合は積極的に表記しましょう。
自分から名刺を渡す機会が少ない秘書だからこそ、関連する所有資格を表記して情報を伝えるのも有効です。
正確な連絡先を把握できる
取引先の方にアポイントを取る際、会社に直接連絡していては繋がるまでに時間がかかることもあります。
しかし、名刺交換をしておけば相手の正確な連絡先を把握できるため、アポイントを取る際もスムーズです。
名刺に表記されているアドレスからも連絡が取れるため、電話のタイミングが取りづらい場合も問題ありません。
秘書が名刺を持つ3つのデメリット
秘書が、名刺を持つデメリットを3つご紹介します。
自分から進んで名刺交換をしてはいけない
秘書は上司のサポート役であるため、自分から進んで名刺交換を行うのは控えた方が良いです。
相手から求められた場合は別ですが、「秘書の〇〇です」と自分から名刺を渡すのは出しゃばりに感じられることもあります。
秘書にとって名刺は大切なツールですが、毎回必ず使うわけではありません。
上司に紹介されたタイミングや、相手から求められた場合にのみ名刺を渡すようにしましょう。
また、上司よりも先に名刺交換をしないように、タイミングには注意してください。
正しい名刺交換マナーが求められる
相手から名刺を求められた際、名刺交換のマナーがなっていなければ印象を損なうこともあります。
自分の印象だけでなく上司の印象を悪くする可能性もあるため、正しい名刺交換マナーを身に着けておきましょう。
また、頻繁に名刺交換を行うわけではないものの、名刺入れはきちんと用意しておいてください。
名刺の管理に手間がかかる
秘書は名刺管理も仕事の1つなので、自分の分だけでなく上司の分も管理しなければいけません。
枚数は膨大になるため、ファイリングやエクセルなどでは管理に手間がかかります。
しかし、最近は名刺管理ソフトにもさまざまな種類が出ているため、活用すれば効率良く管理が可能です。
アポイントを取る際も連絡先をすぐに探せるので、自分に合ったソフトを探してみると良いでしょう。
名刺管理ソフトに関しては、以下の記事も参考にしてみてください。
» 【名刺管理】ソフト選びのポイントと個人・法人別おすすめ5選
秘書が名刺を作成する2つのポイント
実際に、どんな名刺を作成すれば良いのでしょうか。
ここでは、ポイントを2つご紹介します。
表記する内容を絞る
名刺に表記する内容に決まりはないものの、何でも載せていいわけではありません。
名刺全体をすっきりとした印象にするためにも、表記する内容は絞りましょう。
たとえば、以下のような内容を表記するのが一般的です。
・会社名
・氏名
・肩書き
・住所
・電話番号
・メールアドレス
また、裏面などのスペースには所有資格を表記するのもおすすめです。
事業内容を分かりやすく表記する
名刺の裏面には、事業内容などを表記するのがおすすめです。
たとえば、古物商としてどんな商品をメインに取り扱っているのか、ジャンルを表記しましょう。
洋服や貴金属、家電、骨董品など、ジャンルを表記しておけば取引きがスムーズに進みやすくなります。
メインとしているジャンルがある場合は、アピールのためにも積極的に表記してください。
秘書のイメージに合うデザインを取り入れる
秘書は、裏方のような立場で上司のサポートを行います。
そのため、目立つデザインではなく、落ち着いた謙虚さが感じられるデザインがおすすめです。
会社でデザインが決まっている場合はそのまま使用しますが、自分でデザインを決める場合は、落ち着きのあるシンプルな名刺を意識してください。
秘書にふさわしい名刺の種類2選
秘書に合う名刺を2つご紹介します。
シンプルで見やすい名刺
作成するポイントでもご紹介したように、秘書の名刺はシンプルで見やすいデザインが向いています。
情報を詰め込むのではなく、余白を意識して視認性の高い名刺にしましょう。
情報の多すぎる名刺は、見づらいだけでなく雑な印象を与えてしまいます。
表記したい情報が多い場合は、QRコードなどを活用して名刺以外で見せるのがおすすめです。
名刺のQRコードについては、以下の記事も参考にしてみてください。
» 名刺に「QRコード」を載せる4つのメリット！作り方と注意点も解説
厚口用紙を使った名刺
名刺は、用紙の厚みによっても相手に与える印象が変わります。
秘書として取引先から信頼されるためにも、厚みのある用紙を選んでください。
薄い用紙は親近感を与えられるものの、どこか頼りない印象になる可能性があります。
しっかりと厚みのある用紙は高級感があり、「誠実さ」「責任感」などをイメージさせられるためおすすめです。
» 実は重要な名刺の「厚さ」与える印象の違いや選び方のポイントとは
まとめ
本記事では、秘書にとって名刺が必要な理由と名刺を持つメリット・デメリット、作成するポイント、ふさわしい名刺をご紹介しました。
秘書が自分から名刺交換を行うことは少ないものの、求められた際に持っていなければ印象を損なう可能性もあります。
自分だけではなく上司の印象を下げることにも繋がるため、名刺はきちんと用意しましょう。
本記事を参考に、秘書に合うデザインを取り入れて名刺を作成してみてください。